Optimisation du Processus de Recall Fails en Agency Lending : Une Transformation par Fairman Consulting

Dans l’univers complexe du prêt de titres, les recalls précis et rapides—notamment en anticipation des corporate actions, règlements ou ventes des propriétaires bénéficiaires—sont essentiels pour maintenir l’intégrité du marché et la satisfaction client. Cependant, les agents prêteurs rencontrent souvent des défis opérationnels et systémiques dans la gestion des recalls fails, entraînant des risques réputationnels, des coûts de règlement et des tensions avec les propriétaires bénéficiaires.

Pour résoudre ces problématiques, un agent prêteur majeur a collaboré avec Fairman Consulting pour réorganiser son processus de recall fails, dans le but de réduire les échecs, améliorer la réactivité et mettre en place un suivi proactif. Cet article explore comment Fairman a repensé le cycle de vie des recalls et généré des gains significatifs en efficacité et réduction des risques.

Le Problème : Recalls Défaillants

Un recall se produit lorsqu’un titre prêté doit être retourné—souvent de manière urgente—en raison d’une vente, d’une corporate action ou d’une instruction du gestionnaire de portefeuille.

Malgré des systèmes de recall automatisés intégrés aux systèmes Front Office de l’agent prêteur et les obligations des emprunteurs, un échec de recall peut survenir à cause de :

• Emprunteurs incapables de fournir le titre à temps.

• Priorisation ou escalade inadéquate (notamment avec des emprunteurs internes ou proches).

• Suivi insuffisant des dates d’échéance et des statuts de livraison.

• Ruptures de communication entre les desks de prêt et les équipes opérationnelles.

Pour l’agent prêteur, ces échecs entraînaient :

• Des violations des délais contractuels de retour

• Une perte de confiance des propriétaires bénéficiaires et un risque de désengagement client

• Des pénalités ou rachat forcé sous des réglementations comme le CSDR

Solution Fairman Consulting : Optimisation du Processus de Bout en Bout

Fairman a abordé le problème de manière holistique, en cartographiant l’ensemble du cycle de recall et en identifiant les points de friction au niveau des personnes, processus et technologies.

1. Diagnostic Complet et Analyse des Causes Racines

La mission a débuté par une phase de découverte de 30 jours, durant laquelle Fairman a :

• Analysé 12 mois de données historiques sur les recalls fails (volume, fréquence, classe d’actifs, impact client)

• Organisé des ateliers avec les équipes opérations, trading et relation client

• Cartographié le workflow actuel des recalls, incluant les points manuels et les escalades

• Décrit le workflow idéal et les scénarios résiduels

Problèmes clés identifiés :

• Absence de visibilité temps réel sur les recalls à cause de mauvais reporting et qualité de données

• Pas de logique cohérente de priorisation ou d’ancienneté dans les lignes de métier

• Protocoles d’escalade réactifs et inconsistants

• Communication avec les emprunteurs basée sur emails manuels (pas de pré-matching), entraînant des retards

2. Refonte du Processus et Améliorations Automatisées

Fairman a proposé une stratégie multi-dimensionnelle :

a. Dashboard de Recall et Suivi de l’Âge

• Développement d’un tableau de bord centralisé affichant :

• Recalls ouverts par ancienneté (0–1 jour, 2–3 jours, 3+ jours)

• Statut de retour des emprunteurs intégré aux systèmes Front/Back Office

• Recalls à haut risque identifiés (vente, specials, corporate action)

• Intégration des KPIs de recall fails dans le reporting mensuel

b. Rationalisation des Standard Settlement Instructions (SSI)

• Réactivation des emails automatiques de pré-matching avec les emprunteurs, incluant les détails SSI

• Intégration SSI dans le Back Office de l’agent prêteur et sur la plateforme de règlement externe

• Logiciels et workflows déclenchant des règles de recall automatiques, par exemple lors d’événements corporate actions

c. Protocoles Proactifs d’Engagement des Emprunteurs

• Mise en place d’un Recall Risk Committee mensuel pour revoir les KPIs et confirmer la stratégie de communication avec les emprunteurs

• Création de scorecards emprunteurs basées sur taux d’échec, ponctualité et réactivité

3. Gouvernance

Pour renforcer les améliorations opérationnelles, Fairman a travaillé avec tous les acteurs clés pour :

• Valider les responsabilités et tâches dans le processus de recall fail, incluant un focus Middle Office

• Former le département settlement pour fournir des KPIs internes adéquats (ex. 95 % des recalls retournés sous T+2)

• Mettre en place le Recall Risk Committee pour suivre les échecs âgés et les patterns systémiques

Bénéfices Réalisés

The transformation resulted in substantial improvements across key performance areas:

• Réduction de 50 % des recalls âgés (> T+3) en 12 mois, et baisse de 40 % des recalls totaux, libérant des ressources opérationnelles

• Dashboards en temps réel et automatisation éliminant le suivi manuel et les escalades internes

• Amélioration de la réactivité des emprunteurs grâce à des KPIs transparents, facilitant l’escalade par le Global Sponsor

• Meilleure satisfaction client, via un reporting proactif des performances de livraison

Enseignements Clés

• La qualité des données est critique pour centraliser la visibilité des recalls

• La priorisation des risques permet de concentrer les ressources limitées sur les recalls à fort impact

• L’intervention humaine (communication, escalade) reste indispensable, surtout pour la gestion des exceptions

Conclusion:

Grâce à une approche structurée et basée sur les données, Fairman a permis à l’agent prêteur de transformer un processus réactif historique en une opération proactive, centrée sur le client et consciente des risques.

Dans un marché où timing et confiance sont essentiels, cette optimisation a réduit les risques et les coûts tout en renforçant la réputation de l’agent prêteur.

À mesure que la réglementation se durcit et que la concurrence s’intensifie, les entreprises qui ne modernisent pas leurs workflows de recalls et règlements risquent de prendre du retard. Cette étude de cas démontre que Fairman Consulting, associé à des technologies intelligentes et une gouvernance solide, peut générer un alpha opérationnel significatif en securities lending.